Dokumenti un pavadzīmes

1. Pavadzīmes un dokumenti

Atskaites → Dokumenti/Pavadzīmes

Sadaļā Pavadzīmes un dokumenti ir pieejamas atskaites, kas paredzētas preču kustības dokumentu uzskaitei, izrakstīto un saņemto pavadzīmju analīzei, dokumentu summu salīdzināšanai, kā arī debitoru un kreditoru norēķinu termiņu kontrolei. Šīs atskaites nodrošina detalizētu pārskatu par uzņēmumā reģistrētajiem dokumentiem un palīdz kontrolēt dokumentu apriti, finanšu rādītājus un norēķinu disciplīnu.

2. Filtri

Atkarībā no izvēlētās atskaites iespējams izmantot vienu vai vairākus no šādiem filtriem:

• Periods – nosaka analizējamo dokumentu datumu intervālu.

• Pavadzīmes veids – atlasa konkrētus dokumentu veidus (piemēram, saņemšana, izrakstīšana, pārvietošana, atgriešana u.c.).

• Nodaļa / noliktava – ierobežo datus līdz konkrētai struktūrvienībai.

• Klients vai piegādātājs – atlasa dokumentus konkrētam darījumu partnerim.

• Aģents – analizē dokumentus pēc atbildīgā darbinieka vai pārdošanas pārstāvja.

• Preču kategorija un Prece – filtrē dokumentus pēc preču grupām vai konkrētām precēm.

• Kārtošana – ļauj sakārtot rezultātus pēc dažādiem kritērijiem.

3. Pavaddokumentu reģistrācijas žurnāls

Atskaite apkopo visus sistēmā reģistrētos preču kustības dokumentus vienotā hronoloģiskā reģistrā. Tajā var iekļaut saņemšanas, izrakstīšanas, pārvietošanas un atgriešanas dokumentu veidus.

Ko rāda:
Saņemšanas, izrakstīšanas, pārvietošanas un atgriešanas dokumentus vienotā reģistrā ar partneri, numuriem un summām.

Kad lietot:
Dokumentu reģistrācijas secības kontrolei, dokumenta atrašanai pēc numura, datuma vai darījumu partnera, perioda dokumentu pārskatam, audita un grāmatvedības vajadzībām.

Svarīgākās kolonnas:
Ieraksta datums, darījuma partneris vai nodaļa, reģistrācijas numurs, rēķina datums, numurs un sērija, iekšējais numurs, ar PVN apliekamā un neapliekamā summa, summa bez PVN, PVN, kopsumma un apmaksas termiņš.

Piezīmes:
Dokumentu atlase ļauj iekļaut vienu vai vairākus dokumentu veidus. Ja tiek analizēti pārvietošanas dokumenti, iespējams atlasīt gan nosūtītāja, gan saņēmēja nodaļu.

4. Izrakstītās pavadzīmes

4.1. Summārā forma

Parāda vienu ierakstu katrai izrakstītajai pavadzīmei, apkopojot galvenos finanšu rādītājus un informāciju par dokumenta apmaksu.

Ko rāda:
Vienu rindu par katru izrakstīto pavadzīmi ar nodokļu, pašizmaksas, uzcenojuma un apmaksas kopsavilkumu.

Kad lietot:
Realizācijas dokumentu pārskatam, PVN summu pārbaudei, ieņēmumu analīzei, neapmaksāto dokumentu kontrolei, grāmatvedības perioda slēgšanai.

Svarīgākās kolonnas:
Klients, reģistrācijas numurs, datums, pavadzīmes numurs un sērija, summa bez PVN, PVN, kopsumma, iepirkuma summa, uzcenojums, PVN likmju sadalījums, apmaksāt līdz, apmaksāts un apmaksas dokuments.

Piezīmes:
Atlasot pēc Filtra Tikai neapmaksātās, atskaitē tiek parādīti tikai tie dokumenti kuri nav apmaksāti.

4.2. Izvērstā forma

Detalizēta atskaite, kurā tiek attēlotas visas preču rindas katrā izrakstītajā pavadzīmē.

Ko rāda:
Katras pavadzīmes preču rindas, grupētas pa klientu un dokumentu, ar pavadzīmes un klienta kopsummām.

Kad lietot:
Dokumenta summas detalizētai pārbaudei, pārdoto preču analīzei, cenu un uzcenojumu kontrolei, strīdu situāciju risināšanai ar klientiem.

Svarīgākās kolonnas:
Artikuls, prece, datums, numurs, sērija, iepirkuma un pārdošanas cenas, daudzums, uzcenojums, summas bez un ar PVN un PVN likme.

Piezīmes:
Atskaite var saturēt ļoti lielu datu apjomu, lieliem periodiem ieteicams izmantot eksportu uz XLSX.

4.3. Pa dienām

Atskaite apkopo izrakstīto pavadzīmju summas pa dienām, ļaujot analizēt realizācijas dinamiku izvēlētajā periodā.

Ko rāda:
Izrakstīto pavadzīmju summas pa dienām.

Kad lietot:
Ikdienas realizācijas kontrolei, PVN summu salīdzināšanai, dienas apgrozījuma analīzei, pārdošanas dinamikas novērtēšanai.

Svarīgākās kolonnas:
Datums, kopsumma, PVN, summa bez PVN, citas izmaksas un uzcenojums.

Piezīmes:
Kompakta forma, kas labi piemērota drukai.

5. Pavadzīmju preču norēķins

Atskaite salīdzina dokumentos uzrādītās preču vērtības iepirkuma un pārdošanas cenās, nodrošinot pilnīgu priekšstatu par preču vērtības kustību.

Ko rāda:
Dokumentu preču summas iepirkuma un pārdošanas vērtībā. Var iekļaut saņemšanu, pārvietošanu, atgriešanu, pārcenošanu un izrakstīšanu.

Kad lietot:
Preču vērtības plūsmas un dokumentu summu savstarpējai pārbaudei.

Svarīgākās kolonnas:
Klients, nodaļa, datums, dokuments, iepirkuma summa bez un ar PVN, tajā skaitā pieskaitāmās izmaksas bez PVN, pārdošanas summa bez un ar PVN.

Piezīmes:
Izvēloties opciju Summārā atskaite (atlikumi), pārskatā tiek iekļauta arī perioda sākuma un beigu atlikumu informācija.

6. Pavadzīmju termiņu analīze

Atskaite analizē nenosegtos debitoru vai kreditoru dokumentus, grupējot tos pēc kavējuma intervāliem.

Ko rāda:
Saņemto vai izrakstīto pavadzīmju nenosegto atlikumu sadalījumā pa kavējuma dienu intervāliem.

Kad lietot:
Debitoru parādu kontrolei, kreditoru saistību uzraudzībai, kavēto maksājumu analīzei, naudas plūsmas plānošanai, kredītriska novērtēšanai.

Svarīgākās kolonnas:
Klients, reģistrācijas numurs, aģents, summas katrā kavējuma intervālā un kopējais atlikums.

Piezīmes:
Atskaiti var veidot pēc plānotā apmaksas datuma vai dokumenta datuma. Kavējuma dienu robežas var pielāgot uzņēmuma kontroles kārtībai.

Piezīmes

Kavējuma intervālus (piemēram, 0–7, 8–14, 15–20 dienas u.c.) iespējams pielāgot uzņēmuma iekšējai norēķinu kontroles kārtībai.

7. PDF un XLSX

Visas sadaļas Pavadzīmes un dokumenti atskaites iespējams eksportēt šādos formātos:

• PDF – piemērots dokumentu reģistru, dienas kopsavilkumu, termiņu analīžu un vadības pārskatu sagatavošanai, drukāšanai vai nosūtīšanai.

• XLSX – ieteicams detalizētai datu analīzei, izvērsto pavadzīmju pārskatīšanai, dokumentu summu salīdzināšanai, papildu aprēķinu veikšanai un datu apstrādei Microsoft Excel programmā.